Operational Assistant

Jouw SPIEcialisatie als Operational Assistant

Als Operational Assistant ben jij het administratieve aanspreekpunt van onze afdeling Elektriciteit & Instrumentatie binnen SPIE Industry West, vestiging Aalter. Je ondersteunt zowel het projectteam als de operationele medewerkers en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Ondersteuning van de operationele afdeling:
  • Opstellen van prekwalificatiedossiers en beantwoorden van RFI’s (Request for Information)
  • Opladen van offertes en ophalen van RFQ’s (Request for Quotation) via diverse platforms
  • Administratieve ondersteuning bij de projectdossiers: aanmaken in Sharepoint, opvolgen van handtekeningen, verzenden van offertes, verwerken van offerte- en projectgegevens in Salesforce, aanmaken van klantgegevens in het eigen ERP-systeem,…
  • Assistentie bij de personeelsplanning van het intern en extern personeel
  • Opstellen van commerciële referentiefiches
• Ondersteuning van extern personeel:
  • Communicatie met onderaannemers over de operationele planning en personeelsbehoeften
  • Opvolging van A1-, Limosa-documenten en Checkin@Work.
  • Beheer van onderaannemingscontracten in samenwerking met de projectverantwoordelijken en dienst aankoop
• Ondersteuning van intern personeel:
  • Opvolging van certificaten voor technische en veiligheidsopleidingen (zoals BA4/BA5) en deze opladen in diverse klantenportalen
  • Beheer en opvolging van wettelijke vereisten en documenten (zoals Checkin@Work, detachering, …)
  • Controleren van tijds- en afwezigheidsregistraties van het intern personeel
  • Communicatie naar het intern personeel over de wekelijkse operationele planning
  • Halfjaarlijkse coördinatie van de bandenwissel voor SPIE- utilitaire voertuigen

WAT MAAKT JOU ZO SPIEcialist ?

• Je beschikt over een bachelordiploma Office Management/ Meertalige bedrijfsorganisatie of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een eerste werkervaring opgebouwd in een gelijkaardige ondersteunende functie, bij voorkeur bij industriële klanten.
• Je bent vlot met MS Office en leert vlot nieuwe IT-systemen aan.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.
• Je werkt proactief, nauwkeurig, zelfstandig en bent communicatief sterk.

Waarom SPIEcialist worden ?

• Duurzaamheid is onze SPIEcialiteit
  Via energiezuinige en milieuvriendelijke installaties maken onze SPIEcialisten de wereld elke dag een beetje groener.
• SPIEcialisten in gezelligheid
  Zin om aan de slag te gaan in een groot bedrijf dat aanvoelt als een familie? Wij zijn gespecialiseerd in sfeer maken.
• Gelukkige SPIEcialisten, voor minder gaan we niet
  Hoe je een SPIEcialist kan herkennen? Aan zijn brede glimlach, natuurlijk!

Wens jij ook aan uitdagende projecten te werken in een gezellige sfeer ? Word dan SPIEcialist !

HOe SPIEcialist worden ?

ONZE VERSCHILLEN VERENIGEN :