Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e)

Qui est spie Belgium ?

SPIE Belgium aide ses clients d'une part à concevoir et réaliser leurs équipements techniques et d'autre part, à exploiter et assurer la maintenance de leurs installations.

QUE FAIT UN.E SPIEcialiste Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) ?

SPIE est présent sur les chantiers industriels les plus diversifiés de Belgique. Nous aidons nos clients d’une part dans la conception et la construction de leurs équipements techniques et d’autre part dans l’exploitation et la maintenance de leurs installations. 

SPIE Belgium recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) & Commercial(e) pour un contrat à durée déterminée dans le cadre du remplacement temporaire d’un(e) collaborateur(trice). Le poste est partagé entre la Direction Administrative et Financière (DAF) et l’équipe Commerciale.

Sous la supervision du Directeur Financier et du Business Development Manager, vous apportez un soutien administratif et organisationnel aux deux départements.

Vos responsabilités principales:

Dans le cadre de votre mission de soutien à la Direction Financière, vous serez en charge des tâches suivantes :

• Gestion de l’agenda, des réunions et des priorités du Directeur Financier
• Filtrage et traitement des appels, courriels et correspondances
• Rédaction de rapports, comptes rendus, communications et notes internes et externes (FR/NL/EN)
• Suivi de projets financiers et coordination interservices
• Organisation des réunions stratégiques et rédaction des procès-verbaux
• Classement, archivage et sécurisation des documents
• Traitement des bons de commande, notes de frais et présentations
• Analyse de données et création de supports visuels
• Gestion logistique du service

Dans le cadre de votre mission de soutien au service commercial vous serez en charge des tâches suivantes :

• Enregistrement des courriels clients importants et création d’opportunités dans la base de données commerciale ;
• Préparation des documents pour les offres commerciales et mise à jour de la bibliothèque commerciale;
• Accompagnement du Business Development Manager dans la prospection de nouveaux clients et la dans la création ou l’adaptation de présentations
• Encodage des commandes et préparation des documents liés à la transition commerciale post-commande ;
• Organisation des réunions hebdomadaires de l’équipe commerciale ainsi que les visites de sites en coordination avec les clients
• Classement des documents liés aux commandes ;
• Réalisation de la facturation mensuelle des contrats (environ 3 jours par mois), en tenant à jour l’échéancier
• Calcul des montants à facturer en appliquant les formules de révision, les indices et les conditions contractuelles spécifiques